(2013年5月30日)
第一章 总则
第一条 为了提高我办档案工作管理水平,有效地保护和利用档案,根据《深圳信息职业技术学院档案管理办法》的规定,结合我办具体情况,特制定本办法。
第二条 本办法所称档案是指我办在组织招标、日常管理和其他各项活动中直接形成的、具有保存价值的各种历史记录。
第三条 鉴于招标工作政策性强、牵涉面广,我办档案工作应当遵循“严格纪律,规范流程,突出重点,分类办理”的原则。
第四条 我办档案工作由综合管理科具体组织实施。
第二章 管理方式与任务
第五条 我办档案工作实行“处长统一领导、科室分工负责、专人落实到位”的管理方式。
第六条 招标管理科负责招标项目资料的建立和收集,确保归档前招标项目资料要素齐全,完整无缺。
第七条 综合管理科负责招标项目资料的归档和日常保管,确保及时入档,规范管理,顺利移交。
第八条 我办指定兼职档案员,具体落实档案日常工作。
第三章 人员及岗位职责
第九条 处长对档案工作的领导职责:
(一)加强对处室档案工作的领导,把档案工作纳入处室的整体发展规划,列入处室议事日程,督促各科室按规章制度的要求做好本部门的档案工作。
(二)关心档案工作的建设与发展,及时解决档案工作中的重大问题和困难,为档案工作创造良好的条件,使档案工作与处室各项工作协调发展。
(三)审批档案借阅、移交、销毁等重要事项。
第十条 各科室负责人对档案工作的管理职责:
(一)组织本科室员工学习档案法规,执行学校档案工作规章制度,把档案工作纳入科室的议事日程和有关人员的职责范围。
(二)加强科室之间的联系,共同做好业务监督、指导、检查工作,保证归档档案的质量。
(三)为档案工作人员提高政治、业务素质创造条件,切实帮助兼职档案人员解决工作中的实际困难。
(四)负责本部门档案材料的安全和保密工作。
第十一条 兼职档案人员的具体工作职责:
(一)贯彻执行国家和地方关于档案工作的法令、政策和规定及学校的档案工作规章制度。
(二)负责本部门档案材料的收集、保管、整理,及时向校办档案科移交档案。
(三)对按照规定由部门保管的档案或暂不移交的档案材料,应建立健全相应的科学管理制度,确保档案材料的安全,并严格按规定提供服务和利用。
第四章 经费、库房和设备
第十二条 我办档案工作所需的经费,列入部门预算,优先保障。
第十三条 档案的管理和保管应有专用的、符合国家规范要求的工作用房和库房。
第十四条 配置必要的设备,逐步实现档案管理现代化、电子化。
第五章 文件材料的归档、移交和接收
第十五条 档案归档范围:
我办档案分招标业务文档、党政工作文档和其他三大类。
招标业务文档包括但不限于:招标委托书、招标立项请示、招标公告、招标文件(签字版)、内部备案登记表、关于申报内部项目招标监督的函、纪委办的监督复函、专家抽取确认表、专家指派确认表、深圳信息职业技术学院领取(购买)招标文件单位一览表、开标/评标工作人员现场签到表、投标人开标会议签到表、开标记录表、评标委员会成员评标会议签到表、初步评审表、评分表、综合打分汇总表、评标报告、预中标公告、中标公告、中标通知书、合同书、验收表、资料原件外借移交登记表、投标单位资质文件、投标文件等。竞争性谈判、单一来源采购和网上竞价形成的业务资料,根据实际情况归档。
党政工作和其他文档的具体归档范围参见学校相应类别的档案工作规范。
第十六条 档案归档时间:
(一)招标管理科自招标项目合同签定之后即将该招标项目所有文件资料移交综合管理科。综合管理科每年五月底完成前年档案并移交校办档案科,综合管理科只留存当年及上年档案。
(二)党政管理部门和能按年度归档的部门的档案资料在次年三月底前归档。
第十七条 归档的文件材料必须要素齐全,系统完整。
第十八条 档案的移交、接收必须履行相应的手续。科室之间移交招标文件,填写《招标管理办公室内部档案交接文据》;向校办档案科移交档案,按校办有关规定执行。
第六章 档案的保管与利用
第十九条 档案的保管必须配置专用库房,配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温和防强光等设施。
第二十条 经接收的档案实体,由综合管理科分类整理、编号、排列、上架,妥善管理维护。
第二十一条 对保管期限已满的档案,应在征得校办同意,造册并报处长批准后,予以移交或销毁。未经鉴定和批准,不得移交或销毁任何档案。
第二十二条 非特殊情况,招标工作档案一律不外借。借阅招标档案,一律填写《招标管理办公室档案借阅登记表》;凡进入评标环节的档案资料,从投标单位签到表开始到综合打分汇总表为止,出于保密性要求,不提供借阅。
第二十三条 查阅档案,必须遵守有关保密规定,不得随意翻阅与利用目的无关的内容,不得在档案上划线、涂改或撕毁档案文件。
第七章 考核、奖励与处罚
第二十四条 建立档案工作考核和评估制度,定期对各科室档案工作进行检查、督促,确保档案工作有序进行。
第二十五条 对在档案工作中做出显著成绩的科室和个人,应予以奖励。
第二十六条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为,将按有关规定予以处罚,并追究其责任。
第八章 附则
第二十七条 本办法由招标办综合管理科负责解释。
第二十八条 本办法自发布之日起执行。